Los medicamentos vencidos son dinero tirado. Cómo un sistema con alertas te salva miles de pesos al año.
Categoría: Farmacias | Lectura: 8 min | 2026-02-12
En una farmacia promedio, entre el 2% y el 5% del stock se pierde por vencimiento cada año. En una farmacia con un inventario de USD 30.000, eso representa entre USD 600 y USD 1.500 anuales tirados a la basura. Y lo peor: la mayoría no sabe exactamente cuánto pierde porque no tiene un registro preciso.
Llevar los vencimientos en una planilla Excel es mejor que nada, pero tiene limitaciones serias. Hay que actualizarla manualmente cada vez que entra mercadería nueva. Nadie te avisa automáticamente cuando algo está por vencer. Y cuando tenés cientos de productos con distintas fechas de vencimiento y lotes, la planilla se vuelve inmanejable.
Un sistema de gestión con control de vencimientos funciona así: cuando recibís mercadería, cargás la fecha de vencimiento y el número de lote. El sistema guarda esa información para cada unidad. Después, automáticamente te genera alertas cuando un producto está a 30, 60 o 90 días de vencer (vos configurás los plazos). Además, cuando vendés, aplica FEFO (First Expired, First Out): siempre despacha primero el lote más próximo a vencer.
Con la información a tiempo, podés tomar acción: hacer una promoción para liquidar el stock próximo a vencer, devolver al proveedor si las condiciones comerciales lo permiten, o transferir a otra sucursal donde ese producto tenga más rotación. Todo esto es posible solo si tenés la información con anticipación.
Detectar el vencimiento a tiempo es la mitad del trabajo; la otra mitad es qué hacés con lo que igual se venció. Tirar el producto sin registrarlo deja tu stock inflado: el sistema sigue creyendo que tenés unidades que ya no existen, y eso arruina las próximas compras. Lo correcto es dar de baja el producto como merma, dejando asentado el motivo (vencimiento), la cantidad y la fecha.
Ese registro te sirve para tres cosas: ajustar el stock a la realidad, tener el respaldo documentado para la disposición de residuos que exige la normativa sanitaria, y medir cuánta plata se te va por año en cada categoría. En gestionUltimate la baja por vencimiento queda trazada y descuenta el stock automáticamente, así el número que ves es el que tenés en la góndola de verdad.
De nada sirve que el ERP despache primero el lote más próximo a vencer si en el mostrador el empleado agarra la caja de adelante, que suele ser la última que llegó. FEFO tiene que existir también en la góndola física, no solo en la pantalla.
La buena práctica es simple: cuando entra mercadería nueva, se coloca detrás de la vieja, y adelante queda siempre lo que vence primero. Sumale una revisión rápida de las alertas del sistema una vez por semana para bajar del estante lo que entró en zona de riesgo. Con esa rutina, el reporte de próximos a vencer deja de ser una lista de sorpresas y se convierte en tu plan de acción semanal.
Muchas droguerías aceptan devolución de productos próximos a vencer, pero casi siempre con un plazo mínimo antes del vencimiento (por ejemplo, tres o seis meses) y condiciones sobre el estado del envase. Si te enterás el día que vence, ya perdiste esa ventana y el producto es pérdida pura.
Por eso conviene configurar una alerta más temprana, a 90 o incluso 120 días, para los productos caros o de baja rotación. Con ese margen tenés tiempo real para decidir: devolver al proveedor, armar una promoción para liquidarlo, o transferirlo a una sucursal donde rote más. La anticipación es literalmente plata: cada aviso temprano es una unidad que dejás de tirar.
Dejá de perder plata en vencimientos
gestionUltimate registra lote y fecha de vencimiento al recibir mercadería y te alerta automáticamente cuando un producto está a 30, 60 o 90 días de vencer, aplicando FEFO en cada venta.
Ver solución para farmacias →Con un sistema de gestión cargás la fecha de vencimiento y el lote al recibir cada producto, y el software te genera alertas solas cuando algo está por vencer. Con gestionUltimate configurás los plazos de aviso (30, 60 o 90 días) y te olvidás de actualizar Excel a mano.
FEFO significa First Expired, First Out: siempre se despacha primero el lote más próximo a vencer. Así reducís al mínimo lo que se te vence en góndola sin darte cuenta.
Entre el 2% y el 5% del stock por año. En una farmacia con USD 30.000 de inventario, son entre USD 600 y USD 1.500 tirados a la basura anualmente, casi siempre por falta de un registro preciso.
Si tenés la info a tiempo podés armar una promoción para liquidarlo, devolverlo al proveedor si las condiciones lo permiten, o transferirlo a otra sucursal donde rote más. Todo depende de enterarte con anticipación, no el día que ya venció.
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